O Provimento 213 do CNJ, em vigor desde fevereiro de 2026, define quem responde quando um documento se extravia ou um dado pessoal é exposto por falha de tecnologia. Veja o que isso muda para quem usa os serviços de cartório.
Quem vai ao cartório fazer uma escritura, uma procuração ou reconhecer uma firma deixa ali mais do que uma assinatura. Deixa CPF, endereço, estado civil, valor de imóveis, nome de herdeiros e, muitas vezes, informação sobre saúde ou sobre dívidas e conflitos de família. Tudo isso entra em um sistema de computador. E quase sempre esse sistema é fornecido por uma empresa de fora do cartório, contratada pelo titular.
A dúvida que aparece é simples: se esse sistema falhar e um arquivo sumir, ou um dado vazar, contra quem o cidadão reclama? A resposta está no Provimento 213 do CNJ, em vigor desde fevereiro de 2026, que fixou regras de segurança da informação para os cartórios de todo o país.
Quem responde é o titular do cartório
O ponto central da norma está no art. 14. Contratar uma empresa de tecnologia não afasta nem mitiga a responsabilidade pessoal de quem tem a delegação do serviço. Quer dizer que o tabelião ou o registrador continua respondendo pelo que acontece com os documentos e com os dados, mesmo que a falha tenha começado no programa de um fornecedor.
“Olha, tem muita gente comprando software achando que está comprando um escudo, e não está, não é escudo nenhum”, diz Guilherme F. Pereira, advogado e fundador da Locus.IA. “Se der ruim, quem senta na cadeira é o titular. O fornecedor manda um e-mail e some.”
Para o leitor, isso significa que o interlocutor é sempre o cartório.
O cidadão não precisa descobrir qual empresa desenvolveu o sistema nem onde fica o servidor. Ele procura o cartório onde o ato foi praticado, e é o titular daquela serventia que tem de dar a resposta, seja o erro de quem for.
Regras do contrato com o fornecedor
A norma não deixa o cartório assinar qualquer contrato com a empresa de software. Pelo art. 13 do Provimento, o documento precisa prever confidencialidade, reversibilidade, portabilidade de dados, gestão de incidentes e o cumprimento integral da Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei 13.709/2018.
Cada um desses termos tem um efeito concreto para quem tem documento no cartório. Confidencialidade quer dizer que a empresa não pode usar os dados do cartório para outra finalidade nem repassar a terceiros. Reversibilidade e portabilidade tratam da troca de fornecedor: se o cartório mudar de empresa, os dados vão junto, e a empresa antiga não pode segurar esses dados. Já a gestão de incidentes é o procedimento definido para quando algo dá errado, quer dizer, quem avisa quem e o que se faz para conter o problema. O registro do ocorrido também entra nesse procedimento.
Saída dos dados do sistema
Um dos riscos mais concretos para o cidadão é o cartório ficar preso a um programa. O contrato termina ou a empresa fecha, e os registros ficam em um formato que só aquele sistema consegue ler.
A norma trata disso no art. 15. Os dados devem poder ser extraídos em formato interoperável, estruturado e não proprietário, e o cartório precisa ter um teste documentado de que a extração integral funciona. Isso quer dizer que o cartório precisa ter feito o teste de extração completa e guardado o resultado desse teste.
Para quem tem um documento registrado ali, isso é uma garantia de continuidade. A escritura lavrada ou a procuração arquivada não desaparece porque a empresa que mantinha o sistema deixou de existir. O acervo pertence ao serviço público, e a norma exige que ele possa mudar de mãos sem perda.
Senha individual e dados cifrados
A norma exige criptografia dos dados em trânsito, em repouso e nos backups, com acesso restrito às chaves. Também exige autenticação com mais de um fator para quem entra no sistema e proíbe credenciais compartilhadas entre funcionários. Na hora de apurar alguma coisa, cada ação dentro do sistema fica ligada a uma pessoa identificada, e não a uma senha usada por vários funcionários.
Registro de quem fez cada operação
Outro ponto que interessa diretamente a quem teve um problema: o sistema precisa manter trilhas de auditoria. Cada operação fica gravada com usuário, data, hora, minuto e segundo, ação e resultado. Esse registro deve ser guardado por no mínimo cinco anos.
Isso muda a apuração de um incidente. Se um documento foi alterado ou acessado indevidamente, existe um rastro que mostra quando aconteceu e por qual conta. Se foi excluído, a mesma coisa. O cidadão que suspeita de irregularidade pode pedir ao cartório que esclareça o que consta nesse registro, e o titular tem meios de responder com base nele.
O que fazer se um documento sumiu ou um dado vazou
O primeiro passo é procurar o próprio cartório, de preferência por escrito. O pedido deve descrever o ato e a data aproximada, junto com o problema encontrado.
A responsabilidade pela resposta é do titular, e a norma impõe a ele ter um procedimento de gestão de incidentes acordado com o fornecedor. Isso quer dizer que o cartório já deve saber, antes de o problema aparecer, o que fazer e quem aciona quando ele aparece.
Se a resposta não vier ou não resolver, a reclamação pode ser levada aos órgãos que fiscalizam os cartórios. Nada disso depende de o cidadão saber qual software o cartório usa nem de acionar a empresa fornecedora.
O cartório pode usar a tecnologia que escolher, mas quem assina o ato continua sendo o responsável por ele. Quem quiser entender em mais detalhe o que a norma pede dos sistemas usados nos cartórios encontra um guia sobre a conformidade dos cartórios com o Provimento 213.
